Емельянова Л. Единая система учета трудовых договоров и другие важные изменения трудового законодательства // Petroleum. – 2020. – № 4.
Статья посвящена произошедшим в мае 2020 года важным изменениям, связанным с цифровизацией – трудовое законодательство Республики Казахстан дополнено обязанностью работодателей вносить сведения в Единую систему учета трудовых договоров (далее – "ЕСУТД"), а также правом заключать трудовые договоры и издавать акты работодателя в электронной форме. Статья подготовлена по состоянию на 29 августа 2009 года.
ЕДИНАЯ СИСТЕМА УЧЕТА ТРУЛОВЫХ ДОГОВОРОВ (ЕСУТД)
Общая характеристика ЕСУТД
Правовую основу для внедрения ЕСУТД составляет Закон Республики Казахстан № 321-VI ЗРК от 4 мая 2020 года, которым с 16 мая 2020 года внесены изменения в Трудовой кодекс Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года № 414-V (далее – "Трудовой кодекс"). ЕСУТД является информационной системой, предназначенной для автоматизации учета трудовых договоров, трудовой деятельности и численности работников (пп. 35-1 п. 1 ст. 1 Трудового кодекса).
Права и обязанности работодателя и работника
Обязанности работодателя по внесению сведений в ЕСУТД корреспондирует право работника на получение сведений из данной системы (пп. 25 п. 1 ст. 22, пп. 27 п. 2 ст. 23 Трудового кодекса). Работодатель также имеет право на получение сведений из ЕСУТД о трудовой деятельности претендентов (с их предварительного согласия) и работников (пп. 13 п. 1 ст. 23 Трудового кодекса). На текущий момент Трудовой кодекс не предусматривает ранее анонсированное право работодателя получать из ЕСУТД иные, помимо трудовой деятельности, сведения о претенденте и работнике (о судимости, образовании, здоровье, адресе проживания, составе семьи, повестках в суд и др.). Также отсутствует право работодателя получать сведения о бывших работниках (например, в целях проверки соблюдения обязательств о неконкуренции).
Круг сведений, которые подлежат внесению (а значит, и получению из ЕСУТД) ограничен следующими данными: реквизиты сторон, трудовая функция (должность, специальность, профессия, квалификация), место выполнения работы, срок трудового договора, дата начала работы, дата заключения и порядковый номер трудового договора, включая изменения этих данных, а также сведения о прекращении трудового договора.
Обратите внимание, что Трудовой кодекс обязывает вносить сведения не только о трудовом договоре, но и о дополнительных соглашениях к нему. Эта обязанность распространяется на дополнительные соглашения, изменяющие указанные выше сведения. Исторические данные (т.е. сведения по предыдущим работодателям данного работника) не подлежат внесению в систему. Однако ожидается, что на работодателя будет возложена обязанность внести в ЕСУТД сведения по действующим трудовым договорам.
Порядок внесения данных в ЕСУТД
Порядок (срок и место) внесения данных в ЕСУТД на дату подготовки данной статьи не определен. Согласно пп. 27 п. 2 ст. 23 Трудового кодекса, внесение сведений должно осуществляться в порядке, определенном Министерством труда и социальной защиты населения Республики Казахстан (далее – "Порядок работы ЕСУТД"). Согласно проекту Порядка работы ЕСУТД, внесение данных будет необходимо осуществлять на портале Биржи труда www.enbek.kz. Однако до принятия Министерством труда и социальной защиты населения Республики Казахстан (далее – "министерство труда" Порядка работы ЕСУТД отсутствует правовое основание для внесения данных на указанном портале, так как Трудовой кодекс не называет портал Биржи труда в качестве «места» внесения сведений в ЕСУТД.
Портал Биржи труда – как интернет-платформа ЕСУТД
Следует отметить, что, судя по размещенному на портале Биржи труда знаку "© 2020 АО "Центр развития трудовых ресурсов", а также по данным KazNIC, исключительные права на портал Биржи труда принадлежат АО "Центр развития трудовых ресурсов" (далее – "ЦРТР"), а не министерству труда. Тем не менее, на странице Политики безопасности данного портала (п. 1 раздела "Использование контента") говорится, что "портал и некоторые объекты, размещенные на портале, являются интеллектуальной собственностью" министерства труда. Имеется также официальное разъяснение о том, что собственником ЕСУТД является министерство труда, а техническим сопровождением занимается ЦРТР.
ЦРТР является коммерческой организацией в форме акционерного общества. Согласно уставу, министерство труда является единственным акционером ЦРТР.
Основным предметом деятельности ЦРТР является обеспечение информационной и аналитической поддержки государственной политики по регулированию рынка труда и реализации активных мер содействия занятости, методологической поддержки местных органов по вопросам занятости населения и центров занятости населения. В рамках данного предмета ЦРТР выполняет широкий круг функций, включая создание, сопровождение и развитие единой информационной системы социально-трудовой сферы, сопровождение и развитие государственного интернет-ресурса "Биржа труда", создание и ведение персонифицированных баз данных (в том числе, участников накопительной пенсионной системы; участников системы социального страхования; физических лиц, за которых уплачены отчисления и взносы в Фонд социального медицинского страхования; инвалидов; иностранцев, получивших рабочее разрешение; получателей государственной адресной социальной помощи), ряд аналитических, технических и иных услуг.
Таким образом, независимо от того, кому в действительности принадлежит портал Биржи труда и ЕСУТД, ЦРТР имеет доступ ко всем данным ЕСУТД, при ее заполнении посредством портала Биржи труда. Согласно Политике безопасности портала (п. 2 раздела "Использование контента"), "строго запрещено любое копирование, воспроизведение, переиздание, загрузка, публикация, трансляция, передача или распространение любого контента с данного портала без согласования с МТСЗН РК. Использование контента с портала возможно только с согласия МТСЗН РК и с публикацией или озвучиванием ссылки на портал." Данное положение Политики безопасности портала Биржи труда не согласуется с правом работодателя на получение данных из ЕСУТД, не обусловленного согласованием с министерством труда.
Конфиденциальность данных, вносимых в ЕСУТД
Согласно Пользовательскому соглашению (п. 1.2), размещенному на портале Биржи труда, "все данные, размещенные на портале, являются общедоступными, за исключением пароля для доступа к личному разделу пользователя". Администрация портала имеет также право "без предупреждения блокировать аккаунт пользователя за нарушение правил данного Пользовательского соглашения". Согласно Политике безопасности (п. 6 раздела "Личные сведения и безопасность"), "сведения на данном портале имеют чисто информативный характер, в них могут быть внесены любые изменения Администрацией портала без какого-либо предварительного уведомления".
Эти положения означают, что на текущий момент внесение сведений в ЕСУТД посредством портала Биржи труда осуществляется работодателями инициативно, на неконфиденциальной основе. Вносимые персональные данные будут иметь статус "общедоступных". В этой связи до принятия министерством труда Порядка работы ЕСУТД, полагаем, что внесение сведений о заключаемых трудовых договорах на портале Биржи труда может осуществляться только при наличии письменного согласия работника, информированного о неконфиденциальном статусе вносимых данных о его трудовой деятельности.
Министерство труда не предоставило прямой ответ на вопрос о том, относятся ли сведения, включенные в ЕСУТД, к государственной тайне. Скорее всего, ЕСУТД не имеет статуса "государственных секретов", хотя вносимые в нее сведения могут таковыми являться, согласно Закону Республики Казахстан от 15 марта 1999 года № 349-I "О государственных секретах" (например, сведения о кадровом составе организаций, работающих в интересах безопасности государства).
Тем не менее, согласно данным министерства труда, ЕСУТД успешно прошла испытание на соответствие требованиям информационной безопасности в РГП "Государственная техническая служба" Комитета национальной безопасности Республики Казахстан, получен сертификат об информационной безопасности.
Согласно пп. 41-7 ст. 16 Трудового кодекса, министерство труда должно обеспечить конфиденциальность и защиту персональных данных работника, содержащихся в ЕСУТД, в соответствии с законодательством Республики Казахстан о персональных данных и их защите.
Поэтому считаем необходимым изменение Пользовательского соглашения и Политики безопасности портала Биржи труда в целях обеспечения защиты конфиденциальности персональных данных, вносимых в ЕСУТД.
Кроме того, у Администратора портала не должно быть права на изменение данных, внесенных в ЕСУТД без согласования с работодателем, а также не должно быть права на блокировку законного аккаунта пользователя, так как обязанность по внесению данных в ЕСУТД является общеобязательной.
Поскольку оператором ЕСУТД будет являться организация, не являющаяся государственным органом, то в целях государственной безопасности и обеспечения конституционных прав граждан, помимо технической стороны защиты данных, представляется целесообразным внести в законодательство дополнительные гарантии защиты базы данных ЕСУТД от субъективных факторов несанкционированного использования и утечки информации – со временем эта база будет содержать трудовое "досье" на каждого работающего человека.
Цели сбора данных в ЕСУТД
Согласно п. 4 ст. 7 Закона Республики Казахстан "О персональных данных и их защите", "обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных". На текущий момент трудовое законодательство не определяет перечень целей, для достижения которых будут собираться данные в ЕСУТД, кроме "автоматизации учета".
Под "автоматизацией" необходимо понимать "процесс использования средств информационно-коммуникационных технологий для оптимизации создания, поиска, сбора, накопления, хранения, обработки, получения, использования, преобразования, отображения, распространения и предоставления информации" (пп. 1 ст. 1 Закона Республики Казахстан от 24 ноября 2015 года № 418-V "Об информатизации").
Поэтому из буквального понимания определения ЕСУТД следует, что эта информационная система предназначена для "процесса использования средств информационно-коммуникационных технологий для оптимизации" учета трудовых договоров, трудовой деятельности и численности работников. Конечно, "процесс использования средств информационно-коммуникационных технологий" не может являться самоцелью информационной системы. Поэтому учетная цель является единственной законной целью сбора и обработки данных в ЕСУТД. То есть, по сути, ЕСУТД является "накопителем" выборочной информации и не может [при буквальном понимании закона] использоваться для других целей (включая аналитические).
Полагаем, что эти вопросы должны быть урегулированы в Порядке работы ЕСУТД или ином нормативном правовом акте в целях соблюдения требований о защите персональных данных от неправомерного использования.
Защита коммерческой тайны
Состав должностей, количество и персональный состав работников, как правило, является коммерческой тайной или иной защищаемой информацией работодателя, защита которой, помимо защиты персональных данных, должна обеспечиваться министерством труда, ЦРТР и иными государственными органами и другими лицами, имеющими доступ к системе. Согласно п. 9 ст. 28 Предпринимательского кодекса, "государственные органы и их должностные лица без согласия субъекта предпринимательства не вправе распространять и (или) использовать ставшую известной им в силу выполнения должностных (служебных) обязанностей информацию, составляющую коммерческую тайну, за исключением случаев, предусмотренных законами Республики Казахстан".
Работодатели, для которых данные вопросы актуальны, должны принять меры по защите коммерческой тайны, согласно требованиям ст. 28 Предпринимательского кодекса (включая определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну, установление порядка обращения с такой информацией, информирование получателей информации о ее статусе и др.).
Согласно подп. 41-8 ст. 16 Трудового кодекса, министерство труда предоставляет сведения из ЕСУТД физическим и юридическим лицам с учетом требований только законодательства о персональных данных и их защите. Законодательство о защите коммерческой и иной защищаемой законом тайны Трудовым кодексом не учитывается, но тем не менее должно применяться в силу положений Предпринимательского и Гражданского кодексов Республики Казахстан.
Необходимо понимать, что, к сожалению, Трудовой кодекс и технические характеристики ЕСУТД не предусматривают механизм донесения до сведения министерства труда, ЦРТР и других лиц статуса коммерческой тайны для ряда вносимых в ЕСУТД сведений. В своем ответе министерство труда сообщает, что "доступ к данным ЕСУТД осуществляется только в рамках следующих нормативно-правовых актов: 1. «О доступе к информации» Закон Республики Казахстан от 16 ноября 2015 года № 401-V ЗРК. 2. «О персональных данных и их защите» Закон Республики Казахстан от 21 мая 2013 года N 94-V. 3. «Об утверждении единых требований в области информационно-коммуникационных технологий и обеспечения информационной безопасности» Постановление Правительства Республики Казахстан от 20 декабря 2016 года № 832." В свою очередь, Закон Республики Казахстан от 16 ноября 2015 года № 401-V "О доступе к информации" (п. 2 ст. 11) устанавливает, что "по запросу предоставляется любая информация, за исключением информации с ограниченным доступом". П. 13 Правил организации сопровождения и функционирования государственного интернет-ресурса "Биржа труда" (утверждены приказом министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 22 февраля 2019 года № 92) предусматривает, что "в целях обеспечения доступа к информации, данные ИР "Биржа труда" также размещаются на интернет-портале открытых данных в машиночитаемом виде". ЕСУТД будет содержать чувствительные для государства, бизнеса и работодателей сведения, которые могут быть использованы в различных недобросовестных целях (промышленный шпионаж, подкуп и переманивание работников и др.). К ЕСУТД (помимо государственных органов) будут иметь доступ работники пусть государственного, но коммерческого юридического лица, которые, неизвестно, принимают ли на себя обязательства о неразглашении конфиденциальной информации, в каком объеме и на какой срок.
ЦРТР уполномочен подп. 3 п. 2 ст. 8 Закона Республики Казахстан от 6 апреля 2016 года № 482-V "О занятости населения" на предоставление информационных и консультационных услуг в социально-трудовой сфере физическим и юридическим лицам. В связи с этим ЦРТР располагает возможностью использовать данные ЕСУТД для оказания таких коммерческих услуг.
Полагаем, что в силу конфиденциальности содержащихся данных, база данных ЕСУТД не может являться объектом рынка информации.
Поэтому предлагается предусмотреть на законодательном уровне больше правовых гарантий по неиспользованию в коммерческих целях и по неразглашению сведений ЕСУТД не только относящихся к персональным данным, но и других, в том числе обезличенных (например, о штатном расписании, показателях движения кадров и др.), являющихся коммерческой тайной юридического лица (работодателя).
Отдельные вопросы работы с ЕСУТД
Что касается объема сведений, вносимых в ЕСУТД, то данная система не должна устанавливать дополнительные обязанности, помимо предусмотренных Трудовым кодексом. Например, по внесению навыков работника, воинской обязанности и др. В свою очередь, работодатель может вносить избыточные (по сравнению с требованиями Трудового кодекса) сведения только при наличии на это письменного согласия работника.
Отдельно хотели бы обратить внимание работодателя на правильность идентификации должности работника в соответствии с НК РК 01-2017 "Классификатор занятий" при внесении в ЕСУТД. Нередко работники кадровой службы вносят должность в данную графу системы формально, без тщательного изучения функционала, предусмотренного Классификатором занятий, и без его сравнения с функционалом работника.
Такой подход может повлечь риск спора с работником относительно выполняемых им функций, если выбранная по классификатору должность не будет соответствовать по своему функционалу действительным должностным обязанностям работника. Во избежание данной проблемы рекомендуется привести наименования должностей и содержание выполняемых работ в соответствие с Классификатором занятий, Квалификационным справочником должностей, тарифно-квалификационными справочниками, профессиональными стандартами и иными справочными документами согласно п. 8 ст. 101 Трудового кодекса.
В ходе применения имеющейся версии ЕСУТД на базе портала Биржи труда пока имеются нестыковки с трудовым законодательством, а также некорректное или неполное отображение данных в личном кабинете работника на портале egov, которые, как мы надеемся, будут устранены к моменту принятия Порядка работы ЕСУТД.
Регистрация или учет трудового договора?
Исходя из положений Трудового кодекса, ЕСУТД не носит регистрирующий характер, а предназначена для учета данных. Поэтому действительность трудового договора не зависит от внесения данных в ЕСУТД.
Сведения из ЕСУТД не предусмотрены в составе документов, подтверждающих трудовую деятельность работника согласно ст. 35 Трудового кодекса.
Поэтому считаем необходимым не использовать термин "регистрация трудового договора" применительно к внесению сведений в ЕСУТД.
Исполнение обязанности работодателя по внесению сведений в ЕСУТД
Согласно проекту Порядка работы ЕСУТД, планируется определить исполнение обязанности работодателя по внесению сведений в ЕСУТД моментом получения работником уведомления в личном кабинете на портале "электронного правительства". Однако от работодателя зависит только техническое "впечатывание" (или перенос через интеграционный модуль) сведений в систему ЕСУТД. Дальнейшее "движение" данных по системе "электронного правительства" до личного кабинета работника неподконтрольно работодателю. Работодатель никогда не сможет и не вправе самостоятельно зайти в личный кабинет работника и убедиться, что уведомление ему доставлено. Более того, работники могут не обладать электронной цифровой подписью и не иметь личного кабинета (или доступа к нему). От работодателя не зависит и функционирование самой ЕСУТД (в которой возможны сбои в работе). Поэтому надеемся, что в финальной редакции Порядка работы ЕСУТД министерство труда изменит данную норму на более справедливую по отношению к работодателю.
Для подготовки к внесению сведений в ЕСУТД работодателю рекомендуется, как минимум, провести внутренний трудовой аудит, подготовить личные дела, списки работников и их должностей (с учетом подбора подходящей по Классификатору занятий), получить согласия работников на сбор и обработку персональных данных, а также отразить во внутренних актах работодателя (приказах, положениях, правилах, должностных и иных инструкциях) обязанности ответственных лиц по внесению сведений в ЕСУТД и по использованию корпоративной электронной цифровой подписи.
После внесения сведений в ЕСУТД рекомендуется распечатывать карточку трудового договора (с присвоенным ID), дополнительных соглашений к нему и сохранять в личном деле работника с целью подтверждения того, что сведения были внесены в ЕСУТД своевременно согласно закону и Порядку работы ЕСУТД.
ЭЛЕКТРОННЫЕ ТРУДОВЫЕ ДОГОВОРЫ
Внесение учетных данных в ЕСУТД следует отличать от заключения трудового договора в электронной форме (далее – "ЭТД"). ЕСУТД на текущий момент не является электронной платформой для заключения ЭТД, но работы в данном направлении ведутся (в частности, уже имеется пока нерабочая вкладка "Электронные трудовые договоры").
ЭТД или копии бумажного трудового договора не подлежат, согласно Трудовому кодексу, внесению (прикреплению) в ЕСУТД. Трудовой кодекс одновременно с положениями о ЕСУТД был дополнен правом сторон заключать ЭТД (п. 1 ст. 33 Трудового кодекса). Стороны не обязаны заключать трудовой договор исключительно в электронной форме и могут выбрать обычную ("бумажную") или электронную форму. ЭТД может заключаться только с использованием электронной цифровой подписи, выданной Национальным удостоверяющим центром Республики Казахстан. Локальные корпоративные цифровые подписи конкретного работодателя для цели ЭТД неприменимы, а иностранные цифровые подписи должны пройти специальную процедуру удостоверения подлинности согласно Закону Республики Казахстан от 7 января 2003 года № 370-II "Об электронном документе и электронной цифровой подписи".
Возможность заключения трудовых договоров в электронной форме предлагается различными коммерческими и некоммерческими электронными платформами и программами. Заключение ЭТД (при наличии у сторон электронной цифровой подписи) – удобно и быстро. Однако до принятия решения о заключении трудового договора в электронной форме следует оценить риски "цифровой" формы данного документа, имеющего первостепенную важность для трудовых отношений.
Поскольку е-платформа, как правило, является сервисом сторонней организации, то прежде всего необходимо получить письменное согласие работника на сбор и обработку персональных данных с использованием данного сервиса (работники которого потенциально могут иметь открытый или скрытый доступ к документу), а также проработать условия конфиденциальности условий трудовых договоров и защиты персональных данных согласно требованиям законодательства о персональных данных и их защите, законодательства об информатизации и требованиям конкретного работодателя и/или работника.
Кроме того, необходимо проверить:
- реальную, а не декларируемую надежность сохранности документа в течение установленного законодательством срока (который составляет 75 лет);
- возможность обеспечения изготовления нотариальных копий с е-документа в случае необходимости;
- порядок доказательства подлинности документа в случае спора;
- порядок сдачи ЭТД в государственный архив по истечении срока хранения или при ликвидации организации;
- и другие вопросы (в том числе, вышеуказанные – при прекращении пользования е-платформой, на базе которой был заключен ЭТД).
Согласно п. 3 ст. 10 Закона "Об электронном документе и электронной цифровой подписи" "владелец регистрационного свидетельства электронной цифровой подписи юридического лица - руководитель юридического лица или лицо, его замещающее, вправе передавать работнику данного юридического лица или назначенному им лицу полномочия на использование электронной цифровой подписи от имени данного юридического лица".
В случае реализации этого права, работодателю следует не только выдать соответствующую доверенность, но и предусмотреть в актах работодателя, должностной инструкции и/или трудовом договоре работника его обязанности по надлежащему обеспечению сохранности и законного использования предоставленной электронной цифровой подписи.
ЭЛЕКТРОННЫЕ АКТЫ РАБОТОДАТЕЛЯ
Согласно ст. 11 Трудового кодекса, акты работодателя оформляются в письменной форме или форме электронного документа, удостоверенного посредством электронной цифровой подписи. Как и в случае оформления электронного трудового договора, при формировании е-актов работодателя возникают аналогичные вопросы, связанные с обеспечением сохранности и конфиденциальности. Кроме того, имеются вопросы по обеспечению согласования акта с соответствующими работниками по корпоративной структуре, а также обеспечения ознакомления работников с е-актом работодателя. Полагаем, что работодатель не может обязать работника получить личную электронную цифровую подпись. Поэтому при отсутствии таковой работники должны быть ознакомлены с относящимися к ним актам работодателя письменно.
Следует также различать личную электронную цифровую подпись и корпоративную. Полагаем, что издание е-актов работодателя должно осуществляться только уполномоченным представителем с использованием именной корпоративной (выданной на имя данного представителя), а не личной электронной цифровой подписи. Данный вывод обусловлен тем, что должностное лицо в этом случае будет действовать от имени работодателя, а не от своего имени.
Заключение
- Единая система учета трудовых договоров сосредотачивает конфиденциальную информацию обо всех работниках и работодателях Республики Казахстан. Оператором данной системы является не государственный орган, а государственное Акционерное общество "Центр развития трудовых ресурсов". В связи с этим, законодательство нуждается в уточнении принадлежности ЕСУТД государству и целей использования сведений из ЕСУТД; а также в усилении режима защиты государственных секретов, персональных данных, коммерческой и иной защищаемой информации, вносимой в данную систему. 2. Для надлежащего исполнения установленной законом обязанности по заполнению ЕСУТД, работодателям рекомендуется провести подготовительные мероприятия, направленные на обеспечение квалифицированной идентификации должностей работников согласно Национальному классификатору, упорядочение личных дел, оформление обязанностей сотрудников, ответственных за внесение сведений. 3. Реализация права на издание актов работодателя в электронной форме и заключение "электронных" трудовых договоров связана с рядом технических, практических и правовых вопросов, в том числе с необходимостью обеспечения сохранности документов в течение сроков, установленных законодательством.